INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679
La presente informativa è resa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (“Regolamento” o “GDPR”) e del Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196, come modificato dal Decreto Legislativo 10 agosto 2018, n. 101.
L’informativa riguarda i trattamenti di dati personali effettuati da ARTEMENTE A.S.D. e LOST MOVEMENT APS nell’ambito delle rispettive attività e, per le attività e i progetti nei quali le due organizzazioni determinano congiuntamente finalità e modalità del trattamento, in qualità di contitolari del trattamento ai sensi dell’art. 26 del GDPR.
La presente informativa può essere utilizzata anche nell’ambito del progetto MILANO DANCING CITY, che costituisce un progetto/iniziativa e non un autonomo soggetto giuridico.
A seconda della specifica attività, del rapporto instaurato con l’interessato e delle modalità con cui viene effettuato il trattamento, ARTEMENTE A.S.D. e LOST MOVEMENT APS potranno pertanto operare quali contitolari oppure quali autonomi titolari del trattamento.
- TITOLARI E CONTITOLARI DEL TRATTAMENTO
ARTEMENTE A.S.D.
Via Eugenio Villoresi, 26 – 20143 Milano
Codice fiscale: 97716510157
E-mail: direzione@centroartemente.it
ARTEMENTE A.S.D. è iscritta al Registro Nazionale delle Attività Sportive Dilettantistiche (RASD) ed è affiliata ad ASI – Associazioni Sportive e Sociali Italiane.
LOST MOVEMENT APS
Via Eugenio Villoresi, 26 – 20143 Milano
Codice fiscale: 97887840151
E-mail: amministrazione@lostmovement.it
LOST MOVEMENT APS è iscritta al Registro Unico Nazionale del Terzo Settore (RUNTS) ed è affiliata ad ASI – Associazioni Sportive e Sociali Italiane.
Contitolarità
Quando ARTEMENTE A.S.D. e LOST MOVEMENT APS determinano congiuntamente le finalità e i mezzi dei trattamenti relativi a specifiche attività, progetti o iniziative comuni, le due organizzazioni agiscono quali Contitolari del trattamento ai sensi dell’art. 26 GDPR.
Le rispettive responsabilità in materia di protezione dei dati personali sono disciplinate mediante apposito accordo interno di contitolarità.
L’interessato può esercitare i propri diritti nei confronti di ciascuno dei Contitolari.
Per i trattamenti che una delle due organizzazioni determina e gestisce autonomamente, essa opera quale autonomo Titolare del trattamento.
- RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI (DPO/RPD)
Le organizzazioni hanno individuato quale Responsabile della Protezione dei Dati (DPO/RPD):
Christian Consalvo
E-mail: direzione@centroartemente.it
Il DPO può essere contattato per tutte le questioni relative al trattamento dei dati personali e all’esercizio dei diritti previsti dal GDPR.
- QUALI DATI PERSONALI POSSONO ESSERE TRATTATI
A seconda della specifica attività o del rapporto instaurato, possono essere trattati:
- nome e cognome;
- luogo e data di nascita;
- età;
- codice fiscale;
- indirizzo di residenza o domicilio;
- occupazione;
- numero di telefono;
- indirizzo e-mail;
- dati relativi all’ammissione e al rapporto associativo;
- dati relativi al tesseramento;
- dati necessari alla gestione amministrativa, contabile e fiscale;
- dati necessari per l’emissione di ricevute e per la gestione dei pagamenti;
- dati relativi alla partecipazione a corsi, lezioni, eventi, spettacoli, workshop, festival, progetti e altre iniziative;
- dati relativi ai genitori o agli esercenti la responsabilità genitoriale, quando necessari per la gestione del rapporto;
- fotografie, registrazioni audio e audiovisive e altre immagini dell’interessato;
- dati relativi alla salute, esclusivamente quando necessari per le specifiche attività e finalità indicate nella presente informativa.
Non tutti i dati sopra indicati vengono necessariamente richiesti a ogni interessato.
I dati saranno raccolti e trattati nel rispetto del principio di minimizzazione, limitandosi a quanto adeguato, pertinente e necessario rispetto alle specifiche finalità.
- FINALITÀ E BASI GIURIDICHE DEL TRATTAMENTO
4.1 Ammissione e gestione del rapporto associativo
Quando l’interessato richiede di essere ammesso quale socio di ARTEMENTE A.S.D. o di LOST MOVEMENT APS, i dati personali vengono trattati per:
- gestione della domanda di ammissione;
- instaurazione e gestione del rapporto associativo;
- tenuta e aggiornamento del libro soci;
- gestione amministrativa del rapporto;
- organizzazione delle attività associative;
- adempimento degli obblighi derivanti dallo Statuto e dalla normativa applicabile.
La base giuridica è costituita dalla necessità di instaurare ed eseguire il rapporto associativo e di adempiere agli obblighi ad esso connessi.
4.2 Tesseramento presso ASI
Quando previsto dalle attività svolte, gli associati vengono tesserati presso ASI – Associazioni Sportive e Sociali Italiane.
I dati necessari possono pertanto essere comunicati ad ASI e trattati dall’Ente per la gestione del tesseramento e per consentire la partecipazione alle attività sportive organizzate o riconosciute.
La base giuridica è costituita dalla necessità di gestire il rapporto associativo e di tesseramento e di adempiere agli obblighi e alle regole dell’ordinamento sportivo applicabile.
4.3 Gestione amministrativa, contabile e fiscale
I dati possono essere trattati per:
- gestione delle iscrizioni;
- emissione di ricevute;
- gestione dei pagamenti;
- registrazione e conservazione della documentazione contabile;
- adempimenti fiscali e amministrativi;
- adempimento degli obblighi previsti dalla legge.
La base giuridica è l’adempimento degli obblighi legali cui è soggetto il Titolare o il Contitolare.
4.4 Comunicazioni organizzative
I dati di contatto possono essere utilizzati per comunicazioni strettamente connesse al rapporto instaurato o alla partecipazione alle specifiche attività, quali:
- comunicazioni relative a corsi e lezioni;
- variazioni di orari e calendari;
- informazioni organizzative;
- comunicazioni relative a eventi, spettacoli e attività;
- comunicazioni amministrative;
- richieste di documentazione.
La base giuridica è costituita dalla necessità di gestire il rapporto instaurato e di organizzare le attività alle quali l’interessato partecipa.
4.5 Newsletter e aggiornamenti
ARTEMENTE A.S.D. e LOST MOVEMENT APS possono raccogliere i dati di persone che desiderano ricevere aggiornamenti sulle attività delle due organizzazioni anche quando tali persone non siano socie o tesserate.
Le comunicazioni possono riguardare esclusivamente attività, corsi, spettacoli, eventi, workshop, festival, progetti e iniziative promosse, organizzate o realizzate da ARTEMENTE A.S.D. e/o LOST MOVEMENT APS, anche congiuntamente o nell’ambito di progetti quali MILANO DANCING CITY.
Le comunicazioni possono essere inviate tramite posta elettronica e servizi di newsletter, tra cui Brevo.
L’invio di comunicazioni promozionali tramite posta elettronica è effettuato previo consenso dell’interessato, nei casi in cui tale consenso sia richiesto dalla normativa applicabile. La disciplina italiana in materia di comunicazioni promozionali via e-mail richiede, in via generale, il previo consenso dell’interessato.
Il consenso è facoltativo.
Il mancato consenso non comporta alcuna conseguenza sul rapporto associativo, sul tesseramento o sulla possibilità di partecipare alle attività.
Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento.
4.6 Fotografie e registrazioni audiovisive
Nell’ambito delle attività possono essere realizzate fotografie, riprese video e registrazioni audiovisive.
La realizzazione, l’utilizzo, la pubblicazione e la diffusione delle immagini dell’interessato sono disciplinati da una specifica e separata liberatoria/autorizzazione all’utilizzo delle immagini.
La liberatoria è distinta dalla presente informativa e dal consenso eventualmente prestato per l’invio di newsletter e comunicazioni promozionali.
L’utilizzo delle immagini avverrà esclusivamente nei limiti delle finalità, modalità e condizioni indicate nella specifica liberatoria sottoscritta dall’interessato o, nei casi previsti dalla legge, dal soggetto legittimato.
4.7 Pubblicazione di informazioni relative alle attività
Nell’ambito di eventi, spettacoli, festival, rassegne e altre iniziative possono essere pubblicate informazioni relative alla partecipazione degli interessati, compresi, quando pertinenti e proporzionati, nome e cognome.
La pubblicazione avverrà esclusivamente sulla base di una specifica idonea base giuridica e nel rispetto dei principi di necessità, pertinenza e minimizzazione.
La pubblicazione di immagini rimane disciplinata dalla specifica liberatoria.
- TRATTAMENTO DEI DATI RELATIVI ALLA SALUTE
Nell’ambito delle attività sportive possono essere trattati dati relativi alla salute, che costituiscono categorie particolari di dati personali ai sensi dell’art. 9 GDPR.
Possono essere trattati, nei limiti strettamente necessari:
- certificati medici di idoneità alla pratica sportiva agonistica;
- dati relativi a patologie dichiarate dall’interessato;
- dati relativi a infortuni;
- altre informazioni sanitarie necessarie per specifiche attività o per esigenze di tutela della salute e della sicurezza.
L’Associazione non raccoglierà informazioni sanitarie eccedenti rispetto a quanto necessario per la specifica finalità.
I certificati medici e le eventuali copie digitali della documentazione sanitaria saranno conservati esclusivamente per il periodo di validità del tesseramento dell’interessato.
Alla scadenza del tesseramento, tali documenti saranno distrutti o cancellati, salvo che una diversa conservazione sia imposta da specifici obblighi di legge.
L’accesso ai dati sanitari è limitato ai soggetti specificamente autorizzati dal Titolare o dai Contitolari e adeguatamente istruiti in materia di protezione dei dati.
Il trattamento dei dati relativi alla salute sarà effettuato esclusivamente quando ricorra una delle condizioni previste dall’art. 9, paragrafo 2, GDPR e dalla normativa applicabile.
- MODALITÀ DEL TRATTAMENTO E SICUREZZA
Il trattamento dei dati personali può essere effettuato mediante strumenti cartacei, informatici e telematici.
ARTEMENTE A.S.D. e LOST MOVEMENT APS utilizzano, per le rispettive attività e/o per le attività gestite congiuntamente, servizi e strumenti tecnologici quali:
- Google Workspace e Gmail;
- servizi Microsoft;
- Brevo;
- Aruba;
- WhatsApp Business;
- PayPal;
- Dropbox.
I dati personali possono essere conservati su supporti cartacei, dispositivi informatici e servizi cloud.
Sono adottate misure tecniche e organizzative adeguate alla natura dei dati e ai rischi del trattamento, comprese, ove applicabili, misure di autenticazione, controllo degli accessi, protezione dei dispositivi, firewall, sistemi antivirus, backup e protezione degli archivi cartacei e digitali.
L’accesso ai dati personali è consentito esclusivamente ai soggetti autorizzati e nei limiti necessari allo svolgimento delle rispettive funzioni.
- DESTINATARI DEI DATI
I dati personali possono essere comunicati, nei limiti necessari alle finalità sopra indicate, alle seguenti categorie di soggetti:
- ASI e gli organismi sportivi eventualmente coinvolti negli specifici adempimenti;
- compagnie e soggetti assicurativi;
- consulenti fiscali, amministrativi, contabili e legali;
- Pubbliche Amministrazioni e Autorità competenti;
- collaboratori, docenti, tecnici e altri soggetti autorizzati coinvolti nell’organizzazione delle attività;
- fornitori di servizi informatici, cloud, posta elettronica, newsletter, comunicazione, archiviazione e pagamento;
- ulteriori soggetti la cui comunicazione sia necessaria per l’esecuzione delle finalità indicate nella presente informativa.
Quando soggetti esterni trattano dati personali per conto del Titolare o dei Contitolari, essi vengono designati, ove previsto dalla normativa, quali responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR.
- TRASFERIMENTI DI DATI VERSO PAESI TERZI
Alcuni fornitori di servizi utilizzati dall’organizzazione possono effettuare trattamenti o trasferimenti di dati personali verso Paesi situati al di fuori dello Spazio Economico Europeo.
Tali trasferimenti sono effettuati nel rispetto degli artt. 44 e seguenti del GDPR e sulla base di uno degli strumenti previsti dalla normativa applicabile, quali:
- decisioni di adeguatezza della Commissione europea;
- Standard Contractual Clauses;
- Binding Corporate Rules;
- altre garanzie previste dal GDPR.
La concreta localizzazione dei dati e le modalità di eventuali trasferimenti dipendono dal servizio utilizzato, dal relativo contratto e dalla configurazione adottata.
- PERIODO DI CONSERVAZIONE
I dati personali sono conservati per il periodo necessario al perseguimento delle specifiche finalità per le quali sono raccolti e, successivamente, per il periodo necessario ad adempiere agli obblighi di legge o per l’esercizio e la difesa dei diritti del Titolare o dei Contitolari.
In particolare:
- i dati relativi al rapporto associativo sono conservati per la durata del rapporto e successivamente per i periodi previsti dalla normativa applicabile;
- i dati relativi al tesseramento sono conservati per il periodo necessario alla gestione del tesseramento e per gli eventuali ulteriori periodi previsti dalla normativa applicabile;
- i dati amministrativi, contabili e fiscali sono conservati per i periodi previsti dalla legge;
- i dati utilizzati per newsletter e comunicazioni promozionali sono conservati fino alla revoca del consenso o alla richiesta di cancellazione, fatti salvi gli eventuali dati che debbano essere conservati per adempiere a obblighi di legge o dimostrare la legittimità del trattamento;
- i certificati medici e la documentazione sanitaria sono conservati per il periodo di validità del tesseramento e successivamente distrutti o cancellati, salvo diversa disposizione di legge.
- NATURA DEL CONFERIMENTO DEI DATI
La natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dipende dalla specifica finalità.
Rapporto associativo e tesseramento
Il conferimento dei dati necessari all’ammissione a socio, alla gestione del rapporto associativo, al tesseramento e agli adempimenti ad essi connessi è necessario per poter instaurare e gestire tali rapporti.
Il mancato conferimento dei dati necessari può comportare l’impossibilità di procedere all’ammissione, al tesseramento o alla partecipazione alle attività per le quali tali dati risultino indispensabili.
Newsletter e aggiornamenti
Il conferimento dei dati per ricevere newsletter e aggiornamenti è facoltativo.
Il consenso può essere negato o revocato senza alcuna conseguenza sul rapporto eventualmente instaurato con ARTEMENTE A.S.D. o LOST MOVEMENT APS.
Immagini
L’eventuale consenso all’utilizzo delle immagini è disciplinato separatamente dalla specifica liberatoria.
- DIRITTI DELL’INTERESSATO
L’interessato, nei casi previsti dal GDPR, ha il diritto di:
- ottenere conferma dell’esistenza o meno di un trattamento di dati personali che lo riguardano;
- ottenere l’accesso ai dati personali;
- ottenere la rettifica dei dati inesatti e l’integrazione di quelli incompleti;
- ottenere la cancellazione dei dati nei casi previsti dall’art. 17 GDPR;
- ottenere la limitazione del trattamento nei casi previsti dall’art. 18 GDPR;
- ottenere la portabilità dei dati nei casi previsti dall’art. 20 GDPR;
- opporsi al trattamento nei casi previsti dall’art. 21 GDPR;
- revocare il consenso precedentemente prestato quando il trattamento sia basato sul consenso.
L’esercizio dei diritti può essere richiesto contattando uno dei Contitolari o il DPO ai seguenti recapiti:
ARTEMENTE A.S.D.
Via Eugenio Villoresi, 26 – 20143 Milano
E-mail: direzione@centroartemente.it
LOST MOVEMENT APS
Via Eugenio Villoresi, 26 – 20143 Milano
E-mail: amministrazione@lostmovement.it
DPO/RPD – Christian Consalvo
E-mail: direzione@centroartemente.it
L’interessato può rivolgere la propria richiesta a qualsiasi Contitolare, indipendentemente dall’organizzazione che abbia materialmente raccolto il dato.
- REVOCA DEL CONSENSO
Quando un trattamento è basato sul consenso, l’interessato può revocare il consenso in qualsiasi momento.
La revoca non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.
La revoca può essere esercitata inviando una comunicazione a:
oppure:
amministrazione@lostmovement.it
Per le newsletter, la revoca comporterà la cessazione dell’invio delle comunicazioni.
Per le immagini, la revoca sarà gestita secondo quanto previsto dalla specifica liberatoria.
- DIRITTO DI PROPORRE RECLAMO
L’interessato che ritenga che il trattamento dei propri dati personali avvenga in violazione della normativa applicabile ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, ai sensi dell’art. 77 GDPR.
- PROCESSI DECISIONALI AUTOMATIZZATI E PROFILAZIONE
ARTEMENTE A.S.D. e LOST MOVEMENT APS non effettuano trattamenti basati su processi decisionali automatizzati, compresa la profilazione, che producano effetti giuridici o incidano significativamente sull’interessato ai sensi dell’art. 22 GDPR.
- AGGIORNAMENTO DELL’INFORMATIVA
La presente informativa può essere aggiornata in caso di modifiche normative, organizzative, tecnologiche o delle modalità di trattamento dei dati personali.
La versione aggiornata sarà resa disponibile sui siti internet e attraverso i canali utilizzati da ARTEMENTE A.S.D., LOST MOVEMENT APS e MILANO DANCING CITY.